Office Manager/in (m/w/d)

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)  bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:

Allgemeine Büroorganisation: 

• Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros

• Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen

• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
  

• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen 

• Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

Buchhaltung und Finanzverwaltung:

• Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten

• Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen

• Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam

• Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

Personalverwaltung:

• Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung

• Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen

• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen

• Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

Datenverwaltung und -dokumentation:

• Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken

• Archivierung von Dokumenten und Akten

• Erstellung von Berichten und Präsentationen

• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

• Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse 

• Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

Unterstützung des Teams:

• Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien

• Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development: 

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung

• Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  

• Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc. 

• Erfahrung in der Büroadministration und -organisation

• Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)

• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools 

• Strategische Denk- und Handlungsweise

• Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate

• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung

• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten

• Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten

• Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit

• Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung