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Deutsch

Office Manager/in (m/w/d)

  • vor Ort
    • Zülpich, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
  • Administration / Backoffice

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist nur nach Absprache möglich. Eine reine Ausführung der Tätigkeit aus dem Homeoffice ist nicht möglich.

Jobbeschreibung

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)  bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:


Allgemeine Büroorganisation: 

  • Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
  • Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
  • Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
  • Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen 
  • Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
  • Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
  • Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
  • Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
  • Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
Personalverwaltung:
  • Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
  • Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
  • Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
Datenverwaltung und -dokumentation:
  • Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
  • Archivierung von Dokumenten und Akten
  • Erstellung von Berichten und Präsentationen
  • Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

  • Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse 
  • Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
Unterstützung des Teams:
  • Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
  • Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development: 

  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
  • Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen


Stellenanforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc. 
  • Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
  • Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools 
  • Strategische Denk- und Handlungsweise
  • Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
  • Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
  • Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
  • Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
  • Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung

oder