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Deutsch

Office Manager/in (m/w/d)

  • vor Ort
    • Zülpich, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
  • Administration / Backoffice

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist nur nach Absprache möglich. Eine reine Ausführung der Tätigkeit aus dem Homeoffice ist nicht möglich.

Jobbeschreibung

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)  bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:


Allgemeine Büroorganisation: 

  • Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros

  • Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen

  • Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz

  • Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen 

  • Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

Buchhaltung und Finanzverwaltung:

  • Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten

  • Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen

  • Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam

  • Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

Personalverwaltung:

  • Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung

  • Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen

  • Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen

  • Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

Datenverwaltung und -dokumentation:

  • Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken

  • Archivierung von Dokumenten und Akten

  • Erstellung von Berichten und Präsentationen

  • Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

  • Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse 

  • Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

Unterstützung des Teams:

  • Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen

  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien

  • Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development: 

  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung

  • Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen


Stellenanforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

  • Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc. 

  • Erfahrung in der Büroadministration und -organisation

  • Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)

  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools 

  • Strategische Denk- und Handlungsweise

  • Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate

  • Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung

  • Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten

  • Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten

  • Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit

  • Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung

oder